Verwalter im Stockwerkeigentum: Wahl, Aufgaben und Abberufung

Die Verwaltung hält bei einer Stockwerkeigentümergemeinschaft viele Fäden zusammen: Sie setzt Beschlüsse um, organisiert Zahlungen, bewirtschaftet gemeinschaftliche Mittel und handelt gegenüber Dritten. Doch welche Befugnisse folgen direkt aus dem Gesetz, was muss vertraglich geregelt werden und wie lässt sich die Verwaltung wechseln?

Wer wählt die Verwaltung?

Die Ernennung der Verwaltung gehört nach Art. 712m ZGB zu den Aufgaben der Stockwerkeigentümerversammlung. Ebenso entscheidet die Versammlung über die Aufsicht und die Abberufung. Das Verwaltungsmandat sollte deshalb als eigenes Traktandum angekündigt und mit einem klaren Beschluss protokolliert werden.

Das Gesetz schreibt nicht vor, dass zwingend eine externe Firma eingesetzt werden muss. Auch eine natürliche Person oder ein Mitglied der Gemeinschaft kann die Funktion übernehmen. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung zur Grösse und Komplexität der Liegenschaft passt und Interessenkonflikte transparent geregelt sind.

Kommt die Ernennung nicht zustande, kann gemäss Art. 712q ZGB jeder Stockwerkeigentümer die Einsetzung durch das Gericht verlangen. Dieses Mittel verhindert, dass eine Gemeinschaft wegen dauerhafter Uneinigkeit handlungsunfähig bleibt.

Welche Aufgaben hat die STWEG-Verwaltung?

Die Kernaufgaben stehen in Art. 712s ZGB. Die Verwaltung führt alle Handlungen der gemeinschaftlichen Verwaltung nach Gesetz, Reglement und Beschlüssen aus. Sie wacht zudem darüber, dass Hausordnung, Reglement und Beschlüsse eingehalten werden. In der Praxis lassen sich die Aufgaben in fünf Bereiche gliedern:

• Beschlüsse umsetzen: Offerten einholen, Aufträge erteilen, Termine überwachen und die Gemeinschaft über den Stand informieren.
• Finanzen führen: Budget und Jahresrechnung vorbereiten, Kosten verteilen, Akontobeiträge in Rechnung stellen, Zahlungen auslösen und Guthaben verwalten.
• Unterhalt koordinieren: Wartungen planen, Mängel bearbeiten und Fachpersonen für gemeinschaftliche Bauteile beiziehen.
• Versammlung vorbereiten: Unterlagen zusammenstellen, Traktanden organisatorisch vorbereiten und die Protokollierung sicherstellen.
• Regeln vollziehen: auf die Einhaltung von Reglement, Hausordnung und gültigen Beschlüssen hinwirken.

Welche Kosten nach Wertquoten, Verbrauch oder einer besonderen Nutzenlage verteilt werden, erklärt der Beitrag zur Kostenverteilung im Stockwerkeigentum. Für grössere Arbeiten muss die Verwaltung ausserdem wissen, welche Beschlüsse und Mehrheiten nötig sind. Dazu bietet der Ratgeber über Sanierungen und Mehrheiten eine Übersicht.

Dringende Massnahmen

Droht ein Schaden oder muss ein bereits eingetretener Schaden begrenzt werden, darf und muss die Verwaltung von sich aus handeln. Das betrifft beispielsweise einen Wasserrohrbruch oder eine akute Gefahrenstelle an einem gemeinschaftlichen Bauteil. Diese gesetzliche Handlungspflicht ist kein Freipass für beliebige Investitionen: Nicht dringliche Sanierungen und wertvermehrende Projekte benötigen weiterhin die erforderlichen Beschlüsse.

Wie weit reicht die Vertretungsmacht?

Nach Art. 712t ZGB vertritt die Verwaltung die Gemeinschaft und die Stockwerkeigentümer in Angelegenheiten der gemeinschaftlichen Verwaltung nach aussen. Sie kann damit im Rahmen ihrer Zuständigkeit Verträge mit Handwerkern, Versicherern oder Dienstleistern abwickeln.

Für eine saubere Zusammenarbeit sollten Gemeinschaft und Verwaltung den Handlungsspielraum konkretisieren: Welche Ausgaben sind bereits im Budget genehmigt? Ab welchem Betrag sind Vergleichsofferten oder ein zusätzlicher Beschluss nötig? Wer zeichnet Bankzahlungen? Solche Regeln verändern die zwingenden gesetzlichen Kompetenzen nicht, verhindern aber Missverständnisse im Alltag.

Was sollte im Verwaltungsvertrag stehen?

Das Gesetz beschreibt die Grundfunktion, ersetzt aber keinen präzisen Vertrag. Ein guter Verwaltungsvertrag trennt Grundleistungen und Zusatzleistungen und regelt insbesondere:

1. Beginn, Dauer, Verlängerung und Kündigungsfristen des Mandats;
2. Leistungsumfang für Buchhaltung, Eigentümerkonti, Budget und Jahresabschluss;
3. Organisation und Protokollierung der ordentlichen und ausserordentlichen Versammlungen;
4. Kompetenzlimiten, Visumsregeln und Umgang mit dringenden Aufträgen;
5. Bewirtschaftung von Bankkonten und Erneuerungsfonds;
6. Honorar, Spesen und separat verrechnete Zusatzarbeiten;
7. Reporting, Erreichbarkeit, Stellvertretung und Aufbewahrung der Unterlagen;
8. Übergabe von Daten, Verträgen, Schlüsseln, Vollmachten und Guthaben am Mandatsende.

Besonders wichtig ist die Trennung zwischen der organschaftlichen Stellung als Verwaltung und dem privatrechtlichen Vertragsverhältnis. Eine Abberufung beendet die Funktion als Organ; vertragliche Vergütungs- oder Schadenersatzfragen können trotzdem separat zu beurteilen sein.

Wie kontrolliert die Gemeinschaft die Verwaltung?

Aufsicht bedeutet mehr als die Genehmigung der Jahresrechnung. Die Eigentümer sollten periodisch nachvollziehen können, ob Beschlüsse ausgeführt, offene Beiträge eingefordert und gemeinschaftliche Gelder korrekt verwaltet werden. Sinnvolle Kontrollunterlagen sind:

• Budgetvergleich und Jahresrechnung mit Belegen;
• Salden der Bankkonten und des Erneuerungsfonds;
• Liste offener Eigentümerbeiträge und eingeleiteter Mahnschritte;
• Übersicht laufender Verträge, Versicherungen und Wartungen;
• Status beschlossener Unterhalts- und Sanierungsmassnahmen;
• Beschlusskontrolle aus den letzten Versammlungsprotokollen.

Die Versammlung kann Unterlagen prüfen, Berichte verlangen und Weisungen im gesetzlichen Zuständigkeitsbereich beschliessen. Der Ablauf der Beschlussfassung ist im Beitrag zur Stockwerkeigentümerversammlung beschrieben.

Kann die Verwaltung jederzeit abberufen werden?

Ja. Die Versammlung kann die Verwaltung nach Art. 712r ZGB jederzeit abberufen. Dafür ist nicht zwingend ein wichtiger Grund nötig. Der Antrag muss jedoch ordentlich traktandiert und der Beschluss gültig gefasst werden. Allfällige Ansprüche aus dem Verwaltungsvertrag bleiben vorbehalten.

Lehnt die Versammlung eine Abberufung trotz wichtiger Gründe ab, kann jeder Stockwerkeigentümer innert eines Monats beim Gericht die Abberufung verlangen. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn die Fortsetzung des Mandats objektiv nicht mehr zumutbar ist, etwa weil das notwendige Vertrauen durch erhebliche Pflichtverletzungen zerstört wurde.

Nach der veröffentlichten Rechtsprechung des Bezirksgerichts Zürich können auch mehrere weniger schwere Pflichtverletzungen in ihrer Gesamtheit genügen. Als mögliche Faktoren kommen etwa mangelhafte Buchführung, ausbleibendes Inkasso gemeinschaftlicher Beiträge oder begründete Zweifel an der Neutralität in Betracht. Einzelne Unzufriedenheit oder ein geringfügiger Fehler führen dagegen nicht automatisch zu einer gerichtlichen Abberufung. Die Umstände des konkreten Falls sind entscheidend.

Verwaltung wechseln: Vorgehen in sechs Schritten

1. Reglement und Vertrag prüfen: Kompetenzen, Vertragsdauer, Kündigungsfristen und Entschädigungsfolgen klären.
2. Traktandum verlangen: Abberufung, Vertragsbeendigung, Wahl der Nachfolge und Übergabe getrennt und eindeutig formulieren.
3. Alternativen vergleichen: Leistungsbeschrieb, Honorar, Kompetenzlimiten, digitale Ablage und Referenzprozess nach einheitlichen Kriterien prüfen.
4. Beschlüsse protokollieren: Zeitpunkt der Abberufung, Wahl und Ermächtigung für Vertragsunterzeichnung festhalten.
5. Übergabe terminieren: Buchhaltung, Bankzugänge, Verträge, Pendenzen, Schlüssel, technische Dokumentation und Eigentümerdaten mit Übergabeprotokoll übernehmen.
6. Dritte informieren: Bank, Versicherung, Hauswartung und wichtige Vertragspartner über Zuständigkeit und Vollmachten informieren.

Eine neutrale Übergabeliste reduziert das Risiko, dass offene Rechnungen, Fristen oder Garantiefälle verloren gehen. Weitere organisatorische Hinweise enthält die Checkliste zum Wechsel einer Immobilienverwaltung.

Checkliste für die Auswahl einer Verwaltung

• Sind Grundhonorar und Zusatzleistungen transparent abgegrenzt?
• Welche Person ist im Alltag zuständig und wie ist die Stellvertretung organisiert?
• Wie werden Zahlungen freigegeben und gemeinschaftliche Gelder getrennt verwaltet?
• In welchem Rhythmus erhalten Eigentümer Budget-, Liquiditäts- und Pendenzenübersichten?
• Wie werden technische Schäden, Offerten und dringende Fälle dokumentiert?
• Welche Datenformate und Unterlagen werden bei einem späteren Wechsel herausgegeben?
• Sind Kündigung, Abberufung und Übergabe im Vertrag widerspruchsfrei geregelt?