Stockwerkeigentümerversammlung: Ablauf, Beschlüsse und Protokoll

Die Stockwerkeigentümerversammlung entscheidet über Budget, Jahresrechnung, Kostenverteilung, Verwaltung und wichtige Arbeiten am gemeinschaftlichen Eigentum. Gute Vorbereitung ist entscheidend: Nur klar traktandierte, korrekt beschlossene und sauber protokollierte Geschäfte lassen sich zuverlässig umsetzen.

Welche Aufgaben hat die Versammlung?

Die Versammlung ist das zentrale Entscheidungsorgan der Stockwerkeigentümergemeinschaft. Nach Art. 712m ZGB gehören insbesondere folgende Aufgaben dazu:

• über Verwaltungsangelegenheiten entscheiden, die nicht dem Verwalter zustehen,
• die Verwaltung bestellen und deren Tätigkeit beaufsichtigen,
• einen Ausschuss oder eine beauftragte Person wählen,
• jährlich Budget, Rechnung und Kostenverteilung genehmigen,
• über die Schaffung und Verwendung eines Erneuerungsfonds befinden,
• Versicherungen für das gemeinschaftliche Gebäude regeln.

Weitere Zuständigkeiten ergeben sich aus dem Begründungsakt, dem Reglement und früheren gültigen Beschlüssen. Diese Unterlagen sollten bei der Vorbereitung nicht nur archiviert, sondern aktiv konsultiert werden.

Wer beruft die Versammlung ein?

Grundsätzlich beruft die Verwaltung die Versammlung ein und leitet sie, sofern die Gemeinschaft nichts anderes beschlossen hat. Das steht in Art. 712n ZGB.

Das ZGB enthält für Stockwerkeigentum keine allgemeine fixe Einladungsfrist in Tagen. Entscheidend sind deshalb der Begründungsakt und das Reglement. Dort finden sich häufig Vorgaben zu Form, Frist, Antragsrecht, Vollmachten und Beilagen. Fehlt eine klare Regel, sollte die Einladung so früh erfolgen, dass Eigentümer die Geschäfte und Unterlagen seriös prüfen können.

Was gehört in die Einladung?

Eine vollständige Einladung enthält mindestens:

• Datum, Beginn, Ort und geplante Dauer,
• eine klar nummerierte Traktandenliste,
• Anträge der Verwaltung und eingegangene Eigentümeranträge,
• Jahresrechnung, Budget und Kostenverteiler, soweit darüber beschlossen wird,
• Offerten, Varianten und Finanzierungsfolgen bei grösseren Arbeiten,
• Hinweise zur Vertretung und ein Vollmachtsformular,
• Kontakt und Frist für Rückfragen.

Traktanden sollten das konkrete Geschäft erkennen lassen. «Diverses» eignet sich für Informationen und den Austausch, aber nicht als Sammelbegriff für finanzielle oder rechtlich bedeutende Beschlüsse. Die auf Stockwerkeigentümerversammlungen sinngemäss anwendbaren Vereinsregeln sehen vor, dass über nicht gehörig angekündigte Gegenstände nur beschlossen werden darf, wenn die Statuten dies ausdrücklich gestatten.

Wann ist die Versammlung beschlussfähig?

Nach Art. 712p ZGB ist die erste Versammlung beschlussfähig, wenn:

• die Hälfte aller Stockwerkeigentümer anwesend oder vertreten ist,
• diese Personen zugleich mindestens die Hälfte der Wertquoten vertreten,
• mindestens zwei Stockwerkeigentümer anwesend oder vertreten sind.

Die Verwaltung sollte deshalb zu Beginn eine Präsenzliste mit Eigentümern, Vertretungen und Wertquoten erstellen. Erst danach steht fest, ob verbindliche Beschlüsse möglich sind.

Was geschieht, wenn das Quorum fehlt?

Ist die erste Versammlung nicht beschlussfähig, muss eine zweite einberufen werden. Sie darf frühestens zehn Tage nach der ersten stattfinden. Bei der zweiten Versammlung genügt, dass ein Drittel aller Stockwerkeigentümer, mindestens aber zwei, anwesend oder vertreten sind.

Die tiefere Schwelle der zweiten Versammlung ersetzt keine neue Einladung. Termin, Traktanden und Unterlagen müssen erneut ordentlich mitgeteilt werden. Auch die Beschlussfähigkeit der zweiten Versammlung gehört ins Protokoll.

Welche Mehrheit ist erforderlich?

Es gibt nicht eine einzige Mehrheit für alle Geschäfte. Je nach Antrag können gelten:

• die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen,
• eine doppelte Mehrheit nach Personen und Wertquoten,
• die Zustimmung direkt betroffener Eigentümer,
• in besonderen Fällen Einstimmigkeit.

Welche Regel anwendbar ist, hängt vom konkreten Geschäft ab. Bei baulichen Massnahmen ist insbesondere zu unterscheiden, ob sie notwendig, nützlich oder lediglich der Verschönerung und Bequemlichkeit dienen. Auch Änderungen des Reglements, der Kostenverteilung, von Sondernutzungsrechten oder Wertquoten können unterschiedliche Anforderungen auslösen.

Die erforderliche Mehrheit sollte deshalb vor der Einladung geklärt und in Antrag sowie Protokoll ausdrücklich bezeichnet werden. Ein blosses «angenommen» ohne Stimmen- und Quotenresultat erschwert die spätere Kontrolle.

Wie funktioniert das Stimmrecht?

Gehört eine Stockwerkeinheit mehreren Personen gemeinsam, steht ihnen zusammen nur eine Stimme zu. Sie üben diese durch eine Vertretung aus. Auch Eigentümer und Nutzniesser müssen die Ausübung des Stimmrechts untereinander abstimmen; das Gesetz enthält für den Fall fehlender Einigung eine besondere Regelung. Die Details stehen in Art. 712o ZGB.

Für Vollmachten sind zusätzlich die Vorgaben des Reglements zu prüfen. In der Praxis sollte die Verwaltung vor Sitzungsbeginn kontrollieren, ob die Vollmacht eindeutig, aktuell und von der berechtigten Person erteilt wurde.

Was muss das Protokoll enthalten?

Das ZGB schreibt ausdrücklich vor, dass die Beschlüsse protokolliert und durch die Verwaltung oder die vorsitzende Person aufbewahrt werden. Ein brauchbares Protokoll sollte darüber hinaus folgende Punkte festhalten:

• Datum, Ort, Beginn und Ende der Versammlung,
• Vorsitz und Protokollführung,
• anwesende und vertretene Eigentümer samt Wertquoten,
• festgestellte Beschlussfähigkeit,
• Wortlaut jedes Antrags,
• Abstimmungsergebnis nach Stimmen und, wo erforderlich, Wertquoten,
• Ausstände, Enthaltungen und besondere Erklärungen,
• Aufträge, verantwortliche Personen, Budget und Termine.

Ein Verlaufsprotokoll muss nicht jedes Wort wiedergeben. Entscheidend ist, dass Beschlüsse, Ergebnisse und Ausführungsaufträge später eindeutig nachvollziehbar sind.

Können Beschlüsse angefochten werden?

Art. 712m ZGB verweist für die Anfechtung auf das Vereinsrecht. Ein Eigentümer, der einem Beschluss nicht zugestimmt hat, kann einen gesetzes- oder reglementswidrigen Beschluss grundsätzlich innert eines Monats ab Kenntnis gerichtlich anfechten. Die gesetzliche Grundlage findet sich in Art. 75 ZGB.

Die konkrete Beurteilung kann anspruchsvoll sein. Wer eine Anfechtung erwägt oder als Gemeinschaft davon betroffen ist, sollte die Unterlagen und Fristen umgehend rechtlich prüfen lassen. Die Verwaltung sollte bis zur Klärung dokumentieren, welche Umsetzungsschritte bereits erfolgt sind oder noch ausstehen.

Checkliste für die Verwaltung

1. Grundlagen prüfen: Begründungsakt, Reglement und frühere Beschlüsse sichten.
2. Pendenzen sammeln: Anträge, Unterhalt, Versicherungen und laufende Projekte erfassen.
3. Anträge formulieren: Entscheidung, Kosten, Finanzierung und Mehrheit klar benennen.
4. Unterlagen versenden: Einladung und Beilagen fristgerecht und nachweisbar zustellen.
5. Präsenz prüfen: Eigentümer, Vollmachten und Wertquoten vor Beschlüssen kontrollieren.
6. Abstimmungen dokumentieren: Stimmen und Quoten getrennt ausweisen, wenn nötig.
7. Protokoll versenden: Beschlüsse zeitnah zugänglich machen und sicher archivieren.
8. Umsetzung planen: Verantwortliche, Termine, Zahlungen und Kontrollen festhalten.

Häufige Fehler vermeiden

• Wichtige Anträge erst unter «Diverses» zur Abstimmung bringen.
• Beschlussfähigkeit und vertretene Wertquoten nicht feststellen.
• Für jedes Geschäft automatisch dieselbe Mehrheit anwenden.
• Vollmachten erst nach den ersten Abstimmungen kontrollieren.
• Anträge ohne klare Kostenobergrenze oder Finanzierung beschliessen.
• Im Protokoll nur «angenommen» statt des konkreten Ergebnisses festhalten.
• Beschlüsse nicht in Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten überführen.