Geschäftsauto in der Schweiz: Privatanteil und Lohnausweis korrekt abrechnen

Darf eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Geschäftsfahrzeug auch privat nutzen, entsteht grundsätzlich ein geldwerter Vorteil. Dieser Privatanteil gehört in die Lohnabrechnung und in den Lohnausweis. Entscheidend sind der richtige Fahrzeugwert, die gewählte Berechnungsmethode und eine klare Regelung der Kosten.

Wann muss ein Privatanteil abgerechnet werden?

Ein Privatanteil entsteht, wenn ein Geschäftsfahrzeug nicht nur für geschäftliche Fahrten, sondern auch privat genutzt werden darf. Die private Nutzung ist eine Gehaltsnebenleistung. Sie wird nicht bar ausbezahlt, erhöht aber den für Steuern und Sozialversicherungen relevanten Lohn.

Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis, gültig für 2026, sieht dafür Ziffer 2.2 vor. Die Informationsstelle AHV/IV zählt die Privatbenützung von Dienstautos ausdrücklich zu den regelmässigen Naturalbezügen des massgebenden Lohns. Der Wert sollte daher bereits im monatlichen Lohnlauf erfasst und nicht erst beim Jahresabschluss nachgetragen werden.

Davon zu unterscheiden ist die geschäftliche Nutzung eines privaten Fahrzeugs. Erhält eine angestellte Person dafür eine Kilometerentschädigung oder Autopauschale, handelt es sich nicht um den Privatanteil eines Geschäftsfahrzeugs. Diese Vergütungen folgen den Spesenregeln, die im Ratgeber zum Spesenreglement in der Schweiz erklärt werden.

Pauschale Berechnung mit 0,9 % pro Monat

Die pauschale Methode ist in der Praxis am einfachsten. Der monatliche Privatanteil beträgt 0,9 % des Kaufpreises des Fahrzeugs inklusive sämtlicher Sonderausstattungen, aber exklusive Mehrwertsteuer. Liegt der Kaufpreis unter CHF 16’667, gilt trotzdem der Mindestbetrag von CHF 150 pro Monat.

Beispiel: Das Fahrzeug kostet inklusive Sonderausstattungen CHF 60’000 exklusive MWST. Der monatliche Privatanteil beträgt CHF 540. Bei ganzjähriger Verfügbarkeit werden somit CHF 6’480 als Gehaltsnebenleistung abgerechnet und in Ziffer 2.2 des Lohnausweises ausgewiesen.

Für die Berechnung ist der ursprüngliche Kaufpreis massgebend, nicht der aktuelle Buchwert. Abschreibungen in der Finanzbuchhaltung reduzieren den steuerlichen Privatanteil deshalb nicht automatisch. Auch ein älteres, vollständig abgeschriebenes Fahrzeug kann weiterhin einen Privatanteil auslösen.

Was gilt bei Leasing- und Mietfahrzeugen?

Bei einem Leasingfahrzeug wird nicht die monatliche Leasingrate verwendet. Massgebend ist der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis, eventuell der dort ausgewiesene Objektpreis, jeweils exklusive Mehrwertsteuer. Kauft das Unternehmen das Fahrzeug nach Ablauf des Leasings, bleibt für den Privatanteil grundsätzlich der im Leasingvertrag festgehaltene Wert relevant.

Stellt der Arbeitgeber ein Mietfahrzeug zur Verfügung, nennt die ESTV den Marktwert zu Beginn des Mietverhältnisses als Berechnungsbasis. Werden unterschiedliche Fahrzeuge derselben Kategorie genutzt, kann der durchschnittliche Wert dieser Fahrzeugkategorie relevant sein. Fahrzeugvertrag und Berechnungsgrundlage sollten deshalb zusammen mit den Lohnunterlagen archiviert werden.

Effektive Berechnung mit Bordbuch

Statt der Pauschale darf der Privatanteil effektiv ermittelt werden. Dafür ist ein Bordbuch erforderlich, das geschäftliche und private Fahrten nachvollziehbar trennt. Nach der ESTV-Wegleitung gehören auch die Kilometer des Arbeitswegs zur privaten Nutzung.

Der zu deklarierende Wert ergibt sich aus den privat gefahrenen Kilometern multipliziert mit dem entsprechenden Kilometeransatz. Die Wegleitung verwendet beispielsweise 75 Rappen pro Kilometer. Bei 8’500 privaten Kilometern ergibt dies einen Privatanteil von CHF 6’375.

Ein brauchbares Bordbuch enthält mindestens Fahrer, Kalenderjahr, Kilometerstände zu Jahresbeginn und Jahresende sowie für jede geschäftliche Fahrt Datum, besuchte Person oder Firma, Ort und Kilometerzahl. Es muss laufend, vollständig und lückenlos geführt werden. Bei elektronischen Lösungen müssen nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben.

Eigenbeiträge der Mitarbeitenden

Zahlt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter einen monatlichen Beitrag für die Privatnutzung, wird grundsätzlich nur die Differenz zwischen dem berechneten Privatanteil und dem Eigenbeitrag deklariert. Ein Eigenbeitrag kann den auszuweisenden Wert bis auf null reduzieren, aber keinen negativen Privatanteil erzeugen.

Übernimmt die angestellte Person beträchtliche Fahrzeugkosten selbst, kann die pauschale Aufrechnung ungeeignet sein. Die ESTV nennt als Beispiele die vollständige Übernahme von Unterhalt, Versicherungen, Treibstoff und Reparaturen. Nur Benzin für Privatfahrten oder nur Ladestrom zu bezahlen, genügt nicht. In solchen Fällen wird der Privatanteil im Veranlagungsverfahren geklärt und unter Ziffer 15 des Lohnausweises entsprechend vermerkt.

Arbeitsweg und Feld F im Lohnausweis

Bei einem zur Verfügung gestellten Geschäftsfahrzeug ist im Lohnausweis grundsätzlich das Feld F für die unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort anzukreuzen. Die pauschale Berechnung von 0,9 % umfasst seit 2022 auch den Arbeitsweg. Ein zusätzlicher prozentualer Aussendienstanteil muss bei dieser Methode nicht mehr bescheinigt werden.

Wird die Privatnutzung effektiv mit Bordbuch ermittelt, zählen die Arbeitswegkilometer ebenfalls zu den Privatkilometern. Arbeitgeber sollten Arbeitsort, Homeoffice-Regelung und zulässige Fahrzeugnutzung in einer Fahrzeugvereinbarung definieren, damit Lohnbuchhaltung und Steuerdeklaration auf derselben Grundlage beruhen.

Wann entfällt der Privatanteil?

Keine Aufrechnung ist nötig, wenn die private Nutzung wirksam ausgeschlossen ist und das Fahrzeug tatsächlich nur geschäftlich genutzt wird. Ebenfalls nennt die ESTV erheblich eingeschränkte Fahrzeuge, beispielsweise Servicefahrzeuge mit fest installierten Vorrichtungen für den Werkzeugtransport. Entscheidend ist nicht allein die Bezeichnung als Montage- oder Lieferwagen, sondern die tatsächliche Ausgestaltung und Nutzung.

Poolfahrzeuge, die am Geschäftsstandort bleiben und verschiedenen Mitarbeitenden ausschliesslich für Kundenbesuche dienen, lösen grundsätzlich keinen persönlichen Privatanteil aus. Dürfen sie dennoch privat verwendet werden, braucht es eine nachvollziehbare Erfassung und Abrechnung der Privatfahrten.

Elektroauto und Laden zu Hause

Für Elektrofahrzeuge gelten beim Privatanteil dieselben Grundregeln wie für Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor. Der Listen- oder Kaufpreis wird nicht wegen tieferer Energiekosten reduziert.

Das aktuelle Muster-Spesenreglement 2026 der Schweizerischen Steuerkonferenz sieht für das Laden des Geschäftsfahrzeugs am Wohnort eine monatliche Pauschale von höchstens CHF 60 vor. Diese wird unter Ziffer 13.2.3 mit dem Vermerk «Stromvergütung E-Fahrzeug» ausgewiesen. Die Vorlage ersetzt jedoch keine betriebliche Regelung oder eine erforderliche kantonale Genehmigung des Spesenreglements.

Verkauf des Geschäftsautos an Mitarbeitende

Wird das Fahrzeug später an die angestellte Person verkauft, sollte der Verkaufspreis dem aktuellen Verkehrswert entsprechen. Liegt er darunter, bildet die Differenz zwischen Verkehrswert und bezahltem Preis gemäss SSK-Musterreglement steuerpflichtigen Bruttolohn. Eine aktuelle Bewertung und ein schriftlicher Kaufvertrag helfen, die Abrechnung zu belegen.

Was gehört in eine Fahrzeugvereinbarung?

1. Fahrzeug, Halter, berechtigte Fahrerinnen und Fahrer;
2. erlaubte private Nutzung und Nutzung durch Familienmitglieder;
3. gewählte Methode für den Privatanteil;
4. massgebender Kauf-, Leasing- oder Marktwert;
5. Eigenbeitrag und übernommene Kosten der Mitarbeitenden;
6. Regelung für Treibstoff, Ladestrom, Parkplatz, Bussen und Selbstbehalte;
7. Bordbuchpflicht und Dokumentation geschäftlicher Fahrten;
8. Vorgehen bei längeren Abwesenheiten, Austritt, Unfall und Fahrzeugwechsel;
9. Rückgabezustand und Möglichkeit eines späteren Kaufs.

Checkliste für die Lohnbuchhaltung

• Kaufpreis inklusive Sonderausstattung und exklusive MWST belegen.
• Bei Leasing den Barkauf- oder Objektpreis aus dem Vertrag übernehmen.
• Privatanteil monatlich als Gehaltsnebenleistung erfassen.
• Eigenbeiträge korrekt verrechnen und nicht als Minusbetrag ausweisen.
• Sozialversicherungs- und Quellensteuerbasis kontrollieren.
• Im Lohnausweis Ziffer 2.2 und grundsätzlich Feld F korrekt ausfüllen.
• Bordbuch bei effektiver Methode auf Vollständigkeit prüfen.
• Fahrzeugwechsel, Kauf oder Rückgabe zeitnah an die Lohnbuchhaltung melden.

Wie der Privatanteil mit den weiteren Lohnbestandteilen und Abzügen zusammenspielt, zeigt der Beitrag zur Lohnabrechnung Schweiz 2026.