Aufbewahrungspflicht Buchhaltung Schweiz: Diese Fristen gelten

Geschäftsbücher und Belege dürfen nicht gelöscht werden, sobald der Jahresabschluss erstellt ist. Schweizer Unternehmen müssen wichtige Buchhaltungsunterlagen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahren. Bei mehrwertsteuerrelevanten Unterlagen zu Immobilien gilt eine längere Frist von 20 Jahren.

Welche Unterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden?

Nach Art. 958f des Obligationenrechts sind insbesondere folgende Unterlagen während zehn Jahren aufzubewahren:

• Geschäftsbücher wie Hauptbuch und Nebenbücher,
• Buchungsbelege wie Lieferantenrechnungen, Kundenrechnungen, Quittungen und Bankbelege,
• Geschäftsbericht beziehungsweise Jahresrechnung,
• Revisionsbericht, sofern eine Revision durchgeführt wurde.

In der Praxis gehören auch Unterlagen dazu, welche die Buchungen und den Jahresabschluss nachvollziehbar machen. Dazu zählen beispielsweise Kontenpläne, Inventare, Debitoren- und Kreditorenlisten, Lohnjournale, MWST-Abrechnungen, Spesenbelege sowie Abstimmungsnachweise.

Wann beginnt und endet die Zehnjahresfrist?

Die Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres. Bei einem Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2026 läuft die ordentliche Aufbewahrungsfrist somit ab dem Ende des Jahres 2026. Die Unterlagen sind bis Ende 2036 aufzubewahren.

Eine Löschung unmittelbar nach dem zehnten Jahrestag eines einzelnen Belegs wäre deshalb falsch. Entscheidend ist das Ende des Geschäftsjahres, zu dem der Beleg gehört. Das offizielle KMU-Portal des Bundes zur elektronischen Aufbewahrung bestätigt diese Berechnung.

Welche Originale müssen auf Papier bleiben?

Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind gemäss Obligationenrecht schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen dagegen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise archiviert werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten sind.

Unabhängig von der allgemeinen Buchhaltung können für einzelne Dokumentarten zusätzliche Formvorschriften bestehen. Verträge, öffentliche Urkunden, Personalunterlagen oder branchenspezifische Nachweise sollten daher nicht allein aufgrund einer Buchhaltungsregel vernichtet werden.

Reicht ein Scan oder ein PDF als Buchungsbeleg?

Grundsätzlich kann ein elektronischer Beleg genügen. Entscheidend ist nicht das Dateiformat allein. Das Archiv muss die Übereinstimmung mit dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfall gewährleisten und die Dokumente jederzeit wieder lesbar machen können. Die Eidgenössische Steuerverwaltung hält fest, dass Papier-, gescannte und elektronische Rechnungen gleichgestellt sind, sofern die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung eingehalten werden. Die aktuellen Hinweise finden sich in den Fragen und Antworten der ESTV zum elektronischen Geschäftsverkehr.

Ein loses PDF in einem privaten E-Mail-Postfach ist noch kein verlässliches Archiv. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass Belege vollständig, geordnet, auffindbar, vor unbemerkten Veränderungen geschützt und während der ganzen Frist lesbar bleiben.

Was verlangt die Geschäftsbücherverordnung?

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) konkretisiert die Anforderungen an Führung, Erfassung und Aufbewahrung. Wichtig sind insbesondere:

• Integrität: Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder nachweisbar sein.
• Dokumentation: Organisation, Zuständigkeiten und technische Abläufe der Archivierung müssen verständlich bleiben.
• Verfügbarkeit: Berechtigte Personen müssen die Unterlagen innert angemessener Frist einsehen können.
• Lesbarkeit: Notwendige Programme, Geräte und Zugangsdaten müssen während der Aufbewahrungsdauer verfügbar sein.
• Schutz: Daten sind gegen Verlust, unbefugten Zugriff und nicht nachvollziehbare Veränderungen zu sichern.

Cloud-Speicher: erlaubt, aber nicht automatisch gesetzeskonform

Cloud-Lösungen können für ein digitales Archiv geeignet sein. Ein gewöhnlicher synchronisierter Ordner erfüllt die Anforderungen aber nicht automatisch. Bei veränderbaren Datenträgern müssen technische und organisatorische Verfahren die Integrität gewährleisten. Änderungen und Speicherzeitpunkt müssen nachvollziehbar sein; relevante Protokolle sind ebenfalls aufzubewahren.

Vor der Wahl einer Lösung sollten Unternehmen prüfen, ob Versionierung, Protokollierung, Zugriffsrechte, Backups, Datenexport und langfristige Lesbarkeit gewährleistet sind. Ebenso wichtig ist ein geregelter Zugriff, falls die Software oder der Treuhänder gewechselt wird.

Wann gilt die 20-jährige Aufbewahrungsfrist?

Für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen gelten bei Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen besondere Regeln. Solche Unterlagen sind gemäss Art. 70 Abs. 3 MWSTG während 20 Jahren aufzubewahren.

Das kann beispielsweise Unterlagen zu Erwerb, Verkauf, Bau, Umbau oder mehrwertsteuerlicher Nutzung einer Liegenschaft betreffen. Die längere Frist ist wichtig, weil Immobilien über lange Zeiträume zu Vorsteuerkorrekturen führen können. Bei Immobiliengesellschaften und gemischt genutzten Liegenschaften sollte deshalb früh gekennzeichnet werden, welche Dokumente nicht nach zehn Jahren gelöscht werden dürfen.

Was gilt bei laufenden Verfahren?

Die ordentliche Frist ist keine automatische Löschfreigabe. Sind Steuerverfahren, Rechtsstreitigkeiten, Garantiefälle oder andere Abklärungen noch offen, können Unterlagen weiterhin benötigt werden. Die ESTV weist darauf hin, dass sich die Aufbewahrungsdauer verlängert, wenn die absolute Verjährung einer Steuerforderung noch nicht eingetreten ist.

Vor einer planmässigen Löschung sollte deshalb geprüft werden, ob das Geschäftsjahr wirklich abgeschlossen ist und keine pendenten Verfahren oder besonderen Fristen bestehen.

Praktische Archivstruktur für KMU

1. Pro Geschäftsjahr ablegen: Jede Periode klar trennen und einheitlich benennen.
2. Belegarten strukturieren: Debitoren, Kreditoren, Bank, Kasse, Lohn, MWST und Abschlussunterlagen getrennt führen.
3. Prüfspur erhalten: Buchung, Beleg, Zahlung und Deklaration müssen gegenseitig auffindbar sein.
4. Fristen kennzeichnen: Zehnjahres- und Zwanzigjahresunterlagen nicht im selben Löschlauf behandeln.
5. Zugriffe begrenzen: Mitarbeitende erhalten nur die Rechte, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
6. Backups testen: Nicht nur sichern, sondern die Wiederherstellung regelmässig kontrollieren.
7. Export sicherstellen: Beim Softwarewechsel alle Belege, Journale, Stammdaten und Protokolle vollständig übernehmen.
8. Löschung dokumentieren: Nach Ablauf der Frist kontrolliert und nach einem definierten Freigabeprozess löschen.

Häufige Fehler bei der Aufbewahrung

• Die Frist ab Belegdatum statt ab Ende des Geschäftsjahres berechnen.
• Belege nur im E-Mail-Postfach oder auf einem einzelnen Computer speichern.
• Papierbelege entsorgen, bevor die Qualität und Integrität des digitalen Archivs geprüft sind.
• Nach einem Softwarewechsel keinen vollständigen Datenexport sichern.
• Passwörter, Lesesoftware oder notwendige Entschlüsselungsschlüssel verlieren.
• Immobilienunterlagen nach zehn statt nach 20 Jahren löschen.
• Unterlagen trotz laufender Steuer- oder Rechtsverfahren vernichten.